Personalhåndbok
Kjære medarbeider - velkommen på laget!
Velkommen til Sundvolden Hotel!
Vi er glade for å ha deg med på laget ved et av Norges mest tradisjonsrike hoteller. Vi håper du vil trives og finne arbeidet både interessant og meningsfylt.
Denne personalhåndboken gir deg en oversikt over viktige rutiner og informasjon knyttet til arbeidsplassen og din rolle hos oss. Har du spørsmål etter å ha lest den, er du alltid velkommen til å ta kontakt med din avdelingsleder eller nærmeste overordnede.
Sundvolden Hotel har som mål å være blant de beste kurs- og konferansehotellene i landet, med fokus på kvalitet, personlig service, helse, velvære og opplevelser. For å lykkes trenger vi medarbeidere som er engasjerte og setter gjesten i sentrum.
Et godt arbeidsmiljø skapes sammen. Ledelsen vil legge til rette for samarbeid, trivsel og lagånd – og vi håper du vil bidra med ditt engasjement.
Velkommen – vi ser frem til å jobbe sammen med deg!
Med vennlig hilsen
Cecilie & Tord
Vertskap
Hva er en Sundvolding?
En Sundvolding er en blid og imøtekommende vert som møter gjestene med ekte interesse, god øyekontakt og smittende humør. Med skarpt blikk for detaljer og service, ligger de ofte ett skritt foran – og vet hva gjestene trenger før de selv gjør det.
Sundvoldingen har sans for kvalitet og komfort, og vet at gjestene setter pris på å finne det lille ekstra – akkurat som hjemme. Omtanken og evnen til å få folk til å føle seg vel, er noe det går gjetord om.
De er løsningsorienterte, nysgjerrige og gode lagspillere. Sammen skaper de opplevelser som gjør at gjestene ønsker seg tilbake – igjen og igjen.
Vi har to slagord internt:
Vi gjør hverandre stolte
Målet med vår lederstil er å skape engasjement og arbeidsstolthet slik at hver enkelt medarbeider ønsker å gjøre jobben sin så godt de klarer til enhver tid. På denne måten klarer vi å imponere gjestene våre slik at de ønsker å komme tilbake. Da kommer vi ikke utenom vårt andre slagord:
Det kommer an på meg
Hver enkelt medarbeider skal settes i stand til å imponere gjestene med sine raske og gode løsninger på problemer som måtte oppstå. For å få dette til må medarbeiderne være myndiggjorte og ha en utdanning/opplæring bak seg som setter dem i stand til å ta dette ansvaret.
Det viktigste for Sundvolden Hotel er at gjestene trives, alt må organiseres rundt det!
Raus – Engasjert - Tett på - Vågal
Ansattgoder på Sundvolden
- Alle ansatte trenger gratis i vårt treningssenter. Vi unngår treningstidene til gjestene som er mellom kl. 17 - 19:00. Familie over 18 år i samme husholdning eller en venn trener også gratis sammen med ansatt. Jacuzzi utendørs kan benyttes etter avtale.
- Sundvolden Hotel har skoavtale med Sko deg i Hønefoss. Her får du 15 % rabatt på arbeidssko ved å oppgi at du jobber på Sundvolden. Sko deg ligger på Søndre Torv i sidegaten mot busstasjonen.
- Alle faste ansatte i minimum 80 % stilling får en 50 minutters gratis massasje hver 8 uke. Er du usikker på om dette gjelder deg - snakk med din avdelingsleder. Behandlingen bookes i resepsjonen eller ved å scanne qr koder på personalrommet. Ansatte som er ekstrahjelper eller midlertidig ansatte har 50 % rabatt på massasje, men ikke gratis via arbeidsgiver.
- Alle ansatte får familie og vennepris på overnatting for seg selv og sine nærmeste eller om de ønsker å ha besøk her. Familie og venneprisen er 50 % av prisen som ligger tilgjengelig på nett i våre kanaler. I Sundvolden Kolonial har alle ansatte 50 % rabatt på varer (gjelder ikke matvarer) I Værtshuset har vi 30 % rabatt på mat.
- Som ansatt på Sundvolden Hotel har du 50 % rabatt ved ledig kapasitet på alle hotellene i De Historiske, samt 25 % rabatt på mat. Du kontakter hotellet du ønsker å bo på direkte også sender vi en mail til hotellet som bekreftelse på at du er ansatt. Dette kan resepsjonen foreta seg når du har bestilt direkte og snakket med det hotellet du ønsker å bo på.
- Ansatte på Sundvolden Hotel har egen pris for å bo på hoteller som er tilknyttet Konferansehoteller.no Personalpris på overnatting med frokost er Kr. 800,- per rom med frokost på alle hoteller untatt Karl Johan Hotell og Son Spa - disse tar Kr. 1.200,-
Vår organisasjon
- Her kan du lese litt om informasjonen våre gjester mottar før ankomst. Her kan du også lese litt om miljø og vårt arbeid for å redusere avtrykk fra oss og våre gjester.
- I 2023 feiret vi 375 års jubileum og vår historie er lang. Her kan du lese litt om vår historie fra den spede begynnelse og frem til i dag.
-
- Bor du i nærområdet så finnes det mange opplevelser rett utenfor døren. Her kan du se litt om hva vårt nærområde har å tilby.
-
-
Samspillsregler
RESPEKT
Jeg respekterer alle medarbeidere og avdelinger
Jeg respekterer en avgjørelse når den er tatt
Jeg respekterer medarbeideres tid og arbeid
TRYGGHET
Jeg kan gjøre feil og lære av det, og får konstruktive tilbakemeldinger
Jeg har faglig trygghet i arbeidet jeg utfører
Jeg har takhøyde for ris og ros, og gir dette til rett person.
Jeg støtter andre og det gir et godt samspill
Jeg gir klare beskjeder i god tid – og er konkret
Jeg holder informasjon konfidensielt hvis dette er avtalt
Jeg er trygg på egne avgjørelser
ÆRLIGHET
Jeg gjør det jeg sier
Jeg snakker med andre og ikke om andre
Jeg skiller person og sak.
Jeg har en enkel og direkte tale, en spade er en spade
Jeg er ærlig og det trengs det mot til
LÆRINGSMILJØ
Jeg tar ansvar for egen læring
Jeg hjelper andre til å bli gode
Jeg tenker nytt, ser muligheter og ikke hinder
HUMOR
Jeg ler med andre og ikke av andre
Jeg har humor og godt humør, det skaper arbeidsglede
Jeg er uformell samtidig som jeg er profesjonell
Ta vare på arbeidsmiljøet
Ikke aksepter mobbing og utfrysing, alle har rett til å bli tatt på alvor
Stopp rykter og sladder
Bry deg om, slik at andre føler seg sett
Vær interessert i det andre gjør
Gi ansvar, alle har noe å gi hvis de slipper til
Ha tillit til at alle gjør sitt beste
Vær romslig, slik at alle kan komme tilbake i eget tempo og til arbeidsoppgaver tilpasset den enkelte
Ha tålmodighet. Vi løser oppgaver på forskjellige måter og i forskjellig tempo
Lytt til andre
Det er lov å gjøre feil
Persosonalhåndbok 2025-2026
Rutiner for oppfølging av legemeldt sykefravær Sundvolden Hotel
Når en arbeidstaker er blitt sykmeldt, er målet å legge til rette for at arbeidstakeren kommer tilbake til jobb.
Arbeidsgiveren skal også forebygge at nye arbeidsrelaterte sykefravær oppstår.
-
Rett til sykepenger: Du har krav på sykepenger hvis du blir arbeidsufør på grunn av sykdom eller skade.
- Krav for å få sykepenger: Må ha vært ansatt i minst 4 uker og melde fra til arbeidsgiver så snart som mulig.
- Egenmelding: Kan brukes i inntil 3 kalenderdager om gangen, forutsatt minst 2 måneders ansettelse.
- Legeerklæring: Kreves ved lengre fravær enn egenmeldingsperioden.
- Arbeidsgiverperiode: Arbeidsgiver betaler sykepenger de første 16 dagene.
- NAV: Overtar utbetaling etter arbeidsgiverperioden, dekker inntekt opp til 6G.
- Tilrettelegging: Arbeidsgiver skal tilrettelegge arbeidet ved redusert arbeidsevne.
- Informasjon og drøfting: Du har rett til å bli informert om forhold som påvirker arbeidsmiljøet ditt.
-
Ved fravær hos ansatte skal lederen:
1. Ha system for fraværsoppfølging.
2. Registrere fravær ved henvendelse fra ansatte.
3. Ta kontakt med den ansatte ifølge avtale.
4. Ta initiativ til og gjennomføre samtale med den ansatte om arbeidsmuligheter.
5. Lage oppfølgingsplan sammen med den ansatte, senest etter 4 uker. Sende oppfølgingsplanen til sykmeldende lege.
6. Sammen med den ansatt, justere oppfølgingsplanen underveis.
7. Senest etter 7 uker avholde dialogmøte.
8. Møte til dialogmøte innkalt av NAV og sende oppdatert oppfølgingsplan 1 uke før møtet.
-
Krav til den ansatte
Ved sykdom som medfører fravær fra arbeid, skal den ansatte:
1. Gi beskjed til nærmeste leder så tidlig som mulig, senest innen arbeidsdagens start.
2. Fylle ut egenmelding første arbeidsdag etter fravær.
3. Tenke gjennom om det er mulig å gjøre andre oppgaver og hva som skal til for at andre oppgaver kan utføres (tilretteleggingsbehov) med tanke på samtale om arbeidsmuligheter med leder.
4. Ved sykmelding fra lege, formidle informasjon om egen funksjonsevne og tilretteleggings muligheter på arbeidsplassen. Sende eller levere sykmeldingen til arbeidsgiver.
Svare på google forms skjerma over arbeidsevne og tilrettelegging.
5. Bidra aktivt i utforming av oppfølgingsplan som skal foreligge senest 4 uker etter sykmelding.
6. Møte til dialogmøte innkalt av arbeidsgiver, senest etter 7 uker.
7. Møte til dialogmøter innkalt av NAV.
-
Som arbeidsgiver skal vi:
• Leder ringer den sykemeldte innen 1 uke fra sykemeldingen startet for å opprette dialog og kartlegge om det er tiltak vi kan gjøre for å få den ansatte tilbake på jobb.
• Innen 2 uker skal den ansatte ha mottatt forms skjema og fylle ut for at medarbeideren skal forsøke å selv kartlegge hva de kan gjøre.
• Lage en oppfølgingsplan sammen med arbeidstaker så tidlig som mulig,
og senest innen 4 ukers sykefravær. Planen skal beskrive hva som skal til for
å være helt eller delvis i arbeid. Denne planen opprettes på Nav.no
• Innkalle til dialogmøte senest innen 7 ukers sykmelding. Tema i møtet skal være
hva arbeidstakeren kan gjøre på arbeidsplassen og hvilke tilretteleggingstiltak
som er mulige.
• For lengre sykmeldinger er hovedregelen at NAV skal innkalle til dialogmøte
innen 26 uker
-
Her er noen tiltak som kan vurderes både for alle arbeidstakere i et forebyggingsperspektiv og for å få den enkelte arbeidstaker tilbake i jobb:
• endring av hvordan arbeidet er organisert, planlagt og hvordan det gjennomføres
• endring av arbeidstid, tidskrav, tempo, variasjon i arbeidsoppgavene
• endring av eller nye arbeidsoppgaver
• fysisk eller ergonomisk tilrettelegging
• anskaffelse eller tilpasning av utstyr og hjelpemidler
• opplæring eller omskolering
Vi skal være en attraktiv arbeidsgiver
For å få til dette må vi være gode på:
Kontinuerlig læring: Investere i medarbeiderne gjennom Sundvolden Skolen, utviklingsprogrammer, kurs og utplasseringer og hele tiden vise stor vilje til å hjelpe medarbeiderne å vokse
Knytte lønn og forfremmelser opp mot hvordan jobben utføres: Ha gode systemer for tilbakemeldinger til medarbeiderne
Belønne de som tør å ta sjanser og som lykkes, dersom noen feiler må det være takhøyde for det
God blanding av kjønn, alder og etnisitet: Fleksible løsninger for medarbeidere i ulike faser
Miljø- og samfunnsbevissthet: Lønnsomhet og kontinuerlig vekst: Kun bedrifter i vekst kan love en spennende fremtid, der mulighetene for karriereutvikling og økte lønninger er store
Litt fra oss til deg som ikke er regler – men like viktig!
Det femte samfunn
Hjerte til hjerte - Fra fornuft til følelse - Fra kunnskap til opplevelse - Fra design til scenesettelse…
Kvalitet gjelder mennesker, vi må skape en skole på Sundvolden Hotel som utvikler mennesker. Kvalitet handler om å tilfredsstille folks behov.
Av fornøyde gjester vil 68% komme igjen
Blant de ekstra godt fornøyde gjestene vil 97% komme igjen
Prestasjonsstandard: ”Det kvalitetsnivået du bevisst eller ubevisst legger til grunn for de handlinger du utfører”, Oddvar Bjørnestad
De fleste (60 %) sier at de aldri gjør sitt beste, fordi vi ikke krever det
Krav = Kjærlighetserklæring
En skikkelig prestasjonsstandard gir selvrespekt
Alle mennesker søker bevisst/ubevisst bekreftelse på sin egen verdighet
Vi må kreve kvalitet ellers er vi med på å avskaffe kvalitet
Personlig kvalitet påvirker holdninger, oppførsel/adferd, kommunikasjon, samarbeid og personlig planlegging.
Det kommer an på deg!
Branninstruks for Sundvolden Hotel
Vår arbeidsplass - Sundvolden hotel
Sundvolden Hotel er en solid bedrift som tåler både medgang og motgang samt at vi er en vesentlig bidragsyter til verdiskapning i lokalområdet. Verdiskapning dreier seg ikke bare om lønnsomhet men også etikk og moral, verdier og holdninger. Dette skaper forutsetningene for å møte fremtidige krav og forventninger.
Godt omdømme er avgjørende for en bedrift som Sundvolden Hotel. Vår etiske standard er avgjørende for omdømme og anseelse hos våre gjester, leverandører, og i samfunnet for øvrig. Vi skal sørge for kvalitet på varer og tjenester og samtidig ta vare på miljøet.
Hovedansvaret for å utvikle Sundvolden Hotel ligger hos lederne. Det er et lederansvar å sørge for at hotellet og alle medarbeidere handler rett og riktig. En av de mest kraftfulle verktøy en leder har er påvirkningen som forbilde og som eksempel til etterfølgelse.
Det som har tatt en generasjon å bygge opp kan rives ned på meget kort tid. Vi må derfor være opptatt av vår arbeidsplass og eget omdømme
Vår bedrift skal preges av verdier som gjenspeiler vår kultur og vår måte å jobbe på, og forteller oss hvordan vi skal være. Alt dette gjør vi for å strekke oss mot vår visjon -Elsket av våre gjester, beundret av våre konkurrenter-
RAUS innebærer å være romslig, vise storsinn og gi av seg selv til det beste for medarbeidere og hotellet. Du skal lytte til dine kollegaer og stor takhøyde skal gi deg mulighet til å være ærlig og oppriktig i diskusjoner.
VÅGAL oppfordrer deg til å ta beslutninger som du tror hotellet er tjent med, til å tørre å sprenge grenser og til å teste ut og utvide ditt potensiale. Du er ikke redd for å ta den nødvendige samtalen.
ENGASJERT innebærer at du deltar i fellesskapet. Du viser iver og interesse, lidenskap og omtanke for medarbeidere, gjester og jobben samt at du strekker deg litt lenger når det er nødvendig.
TETT PÅ skal du være når det er kreves. Du skal bidra til at gjestenes forventninger overgås og deres opphold blir en fantastisk opplevelse. Dine medarbeidere skal vite at du stiller opp for dem uansett hvilke behov de måtte ha.
Velkommen på laget!
”Arbeid er synlig kjærlighet.
Og hvis du ikke kan arbeide med kjærlighet, men bare med avsky, er det bedre du forlater ditt arbeid og setter deg ved templets port og tar imot almisser av dem som arbeider med glede.
For hvis du baker ditt brød med likegyldighet, baker du bittert brød som bare halvveis kan mette et menneske.
Og hvis du kryster druene med motvilje, da kryster du gift inn i vinen. Og hvis du synger som en engel, men ikke elsker sangen, da gjør du menneskenes ører døve for dagens stemmer og for nattens stemmer.”
Profeten, Kahil Gibran
1. Du snakker – hvem lytter?
Hvert sikkerhetshull i virksomheten din er det perfekte inngangspunktet for nettkriminelle, og selv om du kanskje ikke trodde det var mulig, utgjør mobiltelefoner en potensiell risikofaktor. Hackere prøver i økende grad å avlytte bedriftssamtaler med tanke på et økonomisk mål. Dessverre er det i mange tilfeller vanskelig for selskaper å vite at de blir overvåket før det er for sent.
2. Er dine ansatte bevisst på eget sikkerhetsansvar?
Ansatte går for å være bedriftens beste brannmur. Ansatte spiller en viktig rolle for å opprettholde bedriftens IT -sikkerhet. Det er tross alt de ansatte hackerne målrettet går etter for å få tilgang til verdifull informasjon eller tilgang til systemer. Oppdater pc og skru den av hver natt – bytt passord når du blir bedt om det.
3. Falske e-poster
Falske e -poster og phishing e -poster har som mål å få privat eller verdifull informasjon ut av deg i form av nettbankinformasjon, påloggingsinformasjon og mer. Når du uoppfordret mottar en e-post fra noen du ikke kjenner, bør du alltid være ekstra påpasselig. Gå forsiktig frem så forretningskritiske data så vel som sensitiv personlig informasjon ikke havner i feil hender.
4. Du bruker ikke dobørsten overalt?
Det sies at et sterkt passord både inneholder tegn, tall og bokstaver. Men det hjelper ikke mye med et sterkt passord dersom det samme passordet brukes på alle steder. For å sikre deg anbefales det å lage sterke passord og heller benytte et passordhåndteringsprogram ved behov. Du bruker ikke dobørsten overalt gjør du vel? Det samme burde gjelde dine passord.
5. Virker det for godt til å være sant?
Det florerer av falske meldinger og e -postmeldinger hvor formålet er å lure konfidensiell informasjon ut av deg og dine ansatte. Hackerne sin skjulte agenda er ofte pakket inn i konkurranser, mistenkelige e-poster og villedende popup-annonser, som i mange tilfeller er for gode til å være sanne. Så vær ekstra oppmerksom når du mottar mistenkelig henvendelser.
6.Vær smartere enn tingene dine
For å møte dagens sikkerhetsutfordringer, hvor hackere blir mer kreative, er det viktig at du er i forkant av cyberkriminelle. Med andre ord må du tenke fremover når det gjelder IT -sikkerhet i virksomheten din, slik at du er forberedt på potensielle hackerangrep. Rapporter inn dersom du opplever noe mistenkelig.
7. Bruk hodet
Ofte kommer vi langt med sunn fornuft. Med økt bevissthet om at trusselbildet har endret seg markant de siste årene, og at bak hvert sikkerhetshull lurer en potensiell trussel kan mye være forhindret. Vær ekstra oppmerksom på mistenkelige e -poster fra folk du ikke kjenner, bruk flerfaktor-autentisering, kartlegg selskapets reelle motstandskraft og ha alltid en beredskapsplan klar.
8. Hvem er du på some?
Å hacke kontoer på sosiale medier er altfor enkelt, og du trenger ikke å være hacker på heltid for å få tilgang. Flere og flere mennesker har en tendens til å undervurdere truslene på sosiale medier, ettersom vi naturligvis har paradene nede når vi beveger oss på disse plattformene. Men likevel er det god grunn til å ta hensyn til sikkerhet - også her.
9. Be a star
Stop - Forventer du denne e-posten? Sjekk at avsenderen er den den gir seg ut for å være Think - Les og vurder e-posten nøye Ask - Spør en venn eller kollega Report - Rapporter til IT-avdelingen din dersom du fremdeles mistenker svindel
10. Sørg for av uvedkommende ikke får tilgang til dine brukerkontoer
En av de viktigste måtene du kan beskytte kontoene dine ved er å beskytte passordene dine. Først og fremst bør du aldri dele passordene dine med andre, spesielt ikke gjennom plattformer som ikke er 100% sikre. Likevel er det ikke alltid at et godt passord er tilstrekkelig. Vi anbefaler derfor på det sterkeste å legge til flerfaktor-autentisering (MFA)
Retningslinjer mot seksuell trakassering
Varslingsplakaten
Vedtatt av Sundvolden Hotel den 9/10-2017 etter en prosess som involverte
Cecilie Laeskogen, Silje Storvik, Marlys Koosapoeg
Oppdatert med nye navn og bedriftshelsetjeneste 2023.
Sundvolden Hotel legger til grunn at ansatte varsler skriftlig om kritikkverdige forhold og det er viktig at arbeidstager eller varsler sørger for at varselet er mottatt som varsel og ikke som personalsak.
-
Varsling er å gå videre med kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Kritikkverdige forhold er brudd på lovregler, brudd på interne regler eller brudd på etiske normer.
- Varsling er bra både for bedriften og for samfunnet, fordi kritikkverdige forhold kan rettes opp. Folk som er villige til å varsle er en viktig ressurs for Sundvolden Hotel.
- Den enkelte ansatte oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold, fordi det kan bidra til å utvikle Sundvolden Hotel positivt, men har normalt ikke plikt til å varsle. De ansatte har plikt til å varsle om kriminelle forhold og om forhold der liv og helse er i fare.
- Ledelsen må ta stilling til hvordan det skal ryddes opp i saker som er varslet. Det skal ryddes opp i det som er kritikkverdig. Varsleren skal ha tilbakemelding innen en uke. Alle varslinger bør sendes inn skriftlig. Viser det seg at kritikken er grunnløs eller baserer seg på en misforståelse, skal varsleren få en ordentlig forklaring. Ledelsen har også et ansvar for å ta vare på personer som har blitt utsatt for grunnløs kritikk.
- En varsler som opplever dette må si fra til daglig leder eller styreleder som straks skal behandle et slikt.
- Både saken og situasjonen vil avgjøre hvordan det best varsles. Her er utgangspunktet for hva vi mener passer best for Sundvolden Hotel: Vi ønsker at varslinger foretas skriftlig, dette for å forsikre oss om at vi har mottatt ditt varsel som et varsel. • Alle saker kan varsles til nærmeste overordnede. • Personalsaker kan varsles til tillitsvalgte Marlys Koosapooeg eller bedriftshelsetjenesten vår, SAGA BHT. • Miljøsaker eller dårlig arbeidsmiljø kan varsles til Hovedverneombud – Atle Småbråten ved Sundvolden Hotel. • Brudd på skatteregler eller regler for smøring/korrupsjon kan varsles til økonomi ved Aneta Kosinska. Dersom varsleren ikke oppnår reaksjon eller tilbakemelding, oppfordres varsleren til å informere daglig leder, Cecilie Laeskogen eller styreleder, Lars Reinsnos ved Sundvolden Hotel.
- Vår bedrift har lagt til rette for å varsle internt på en god måte. Samtidig har den enkelte alltid rett til å gå til offentlige tilsyn med relevante saker.
- Varsling kan gjøres anonymt, men normalt vil åpenhet sikre bedre saksgang og et bedre resultat for alle involverte parter. Hvem varsleren er, er allikevel fortrolig informasjon. Vedtatt av Sundvolden Hotel den 9/10-2017 etter en prosess som involverte Cecilie Laeskogen, Silje Storvik, Marlys Koosapoeg Oppdatert med nye navn og bedriftshelsetjeneste 9/10-2023.
Forsikring og pensjon
Viktig informasjon til alle ansatte ved Sundvolden Hotel!
Vi er glade for å informere om at nye avtaler er signert med tillitsvalgt. Endringene innebærer at arbeidsplaner nå kan utarbeides med følgende rammer:
- Opptil 10 timers arbeidstid per døgn.
- Maksimalt 48 timer per uke.
- Den daglige arbeidsfrie perioden kan være ned til 8 timer.
- Ukentlig hviletid på minst 35 timer.
