Sundvoldens personvernerklæring

Vi på Sundvolden Hotel behandler dine personopplysninger i forskjellige sammenhenger, for eksempel når du bestiller tjenester av oss, overnatter på vårt hotell, spiser i vår restaurant, bruker tjenester vi leverer og i enkelte andre sammenhenger. I denne personvernerklæringen finner du informasjon om hvordan vi behandlinger personopplysninger og kontaktinformasjon dersom du har spørsmål eller vil kreve innsyn.
Vi behandler dine personopplysninger i samsvar med den til enhver tid gjeldende norske personopplysningsloven (GDPR).

Din sikkerhet er viktig for oss. Det er SUNDVOLDEN HOTELs policy ta hånd om ditt personvern når du besøker vårt nettsted, og alt av informasjon vi samler inn via på vår nettside, http://www.sundvolden.no og andre nettsteder vi eier og driver.

Vi ber bare om personlig informasjon når vi virkelig trenger det for å gi deg en tjeneste. Vi samler det på lovlig og sikre måter, med ditt samtykke. Vi lar deg også få vite hvorfor vi samler det og hvordan det blir brukt. Vi beholder kun innhentet informasjon så lenge som nødvendig for å gi deg den forespurte tjenesten. Hvilke data vi lagrer, vil vi beskytte innenfor kommersielt akseptable metoder for å forhindre tap og tyveri, samt uautorisert tilgang, avsløring, kopiering, bruk eller modifikasjon. Vi deler ikke personlig identifiserende informasjon offentlig eller med tredjeparter, unntatt når det kreves ved lov.

Vår nettside kan koble til eksterne nettsteder som ikke drives av oss. Vær oppmerksom på at vi ikke har kontroll over innhold og praksis på disse nettstedene, og kan ikke akseptere ansvar eller ansvar for deres respektive personvernregler. Du er fri til å nekte vår forespørsel om dine personlige opplysninger, med forståelse for at vi kanskje ikke kan gi deg noen av dine ønskede tjenester. Din fortsatte bruk av nettstedet vårt vil bli vurdert som aksept av vår praksis rundt personvern og personlig informasjon.

Hvis du har spørsmål om hvordan vi håndterer brukerdata og personlig informasjon, kan du kontakte oss eller lese mer videre på denne siden.

Webredaktøren har det daglige ansvaret for Sundvoldens behandlinger av personopplysninger på sundvolden.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Peakend er Sundvoldens databehandler, og er vår leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet. Peakend er vår driftsleverandør for Sundvolden.no.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Peakend som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Sundvolden og Peakend regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Nettstatistikk

Sundvolden Hotel samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på Sundvolden.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Vi bruker analyseverktøyeene til Google på vårt nettsted. Informasjon fra dette verktøyet utleveres ikke fra Sundvolden Hotel til andre aktører.

Nyhetsbrev

Sundvolden Hotel sender ut nyhetsbrev cirka 1 ganger per måned via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.

Innsendelse av skjema fra nettsiden

Meldesystemet gjør det mulig for enkeltpersoner/bestillere og kunder å opprettholde dialog eller komme i kontakt med hotellet. Sundvolden Hotel foretar ikke noen godkjennelse av meldingene som sendes inn, men benytter meldesystemet for å kommunisere med bestillere, avklare detaljer eller motta henvendelser fra gjester.

Alle opplysninger som rapporteres inn til meldesystemet publiseres ikke. Opplysningene knytter seg til virksomheten som sådan, og er ikke personopplysninger i personopplysningslovens forstand. Meldinger som mottas i papirformat blir lagt inn elektronisk og følger samme prosedyre som øvrige meldinger.

Sundvoldens meldesystem bruker informasjonskapsler for å gjøre det mulig for brukeren å legge inn melding.

E-post og telefon

Sundvolden Hotel benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle våre gjester og kunders ønsker og krav. Avdelingsleder i avdelingen der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling.

Sundvolden Hotels medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet. Etter en periode anonymiseres eksterne numre ved at de fire siste siffer slettes. Komplett logg slettes etter ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Historikk og ikke kritiske personopplysninger blir lagret for videre kundeforhold.

Behandling av personopplysninger knyttet til booking og opphold

Når du bestiller hotellopphold hos oss, behandler vi reservasjonen din og bestillingsinformasjonen. Denne inkluderer opplysninger om romtype, hotell, priser og datoer for bestillingen din. I tillegg behandler vi informasjon om tilleggstjenester som romoppgraderinger og produkter du kjøper, og eventuelle kommentarer du legger i kommentarfeltet angående medisinske behov eller kostholdsmessige forespørsler du har.

Dette er for å kunne oppfylle avtalen om booking og kjøp av tjenester. Dette er opplysninger du har gitt oss direkte eller som du har gitt oss via reisebyrå eller agent.

Vi behandler disse opplysningene så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen om booking med deg, og i tillegg så lenge gjeldende lovverk eller myndighetspålegg pålegger oss dette.

Lister over seminardeltakere/overnattinger

Når du melder deg på kurs, lagres informasjon til bruk for bestilling av overnatting og måltider, og for å ta betalt.

Sundvoldens ansvar: Sundvolden Hotel er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger for å gjennomføre booking av møtelokaler og foreta og administrere påmelding fra deltakere på våre kunders kurs. Opplysningen skal bare brukes av Sundvolden Hotel til dette formålet.

Vi benytter datasystemet Opera av Microsoft. I denne løsningen kan du melde deg på kurs ved å oppgi navn, kontaktinformasjon og arbeidsgiver. Mobilnummer må kan registreres sammen med adresse. I tillegg ber vi deg oppgi informasjon om evt. allergier og behov for tilretteleggelse. Personopplysninger for å administrere påmelding ligger lagret i et lukket system.

Opera sitt ansvar: Opera har behandlingsansvar for behandling av personopplysninger i forbindelse med økonomi og betaling fra eller til deltakere og møtelokaler, regnskap og bokføring, inkludert lagring etter bokføringsregelverk. Dersom det gjelder bruk av personopplysninger som Opera er behandlingsansvarlig for, rettes eventuell henvendelser om rettigheter etter personopplysningsloven til Opera

Behandling av personopplysninger om våre leverandører, bedriftskunder og kontakter i næringslivet

Vi behandler opplysninger om kontaktpersoner hos våre leverandører, bedriftskunder, samarbeidspartnere, deltakere på våre arrangementer rettet mot næringslivet samt andre personer som opptrer i næringsvirksomhet. Dette gjør vi for å kunne jobbe effektivt, inngå og håndheve kontrakter, drive virksomheten vår og utvikle vår virksomhet og vårt profesjonelle nettverk. Slike opplysninger utgjøres typisk av navn, kontaktinformasjon, stilling, bedrift, kompetanse, forretningsmessige interesser og deltakelse på våre arrangementer for næringslivet eller tidligere utvist interesse for oss og våre ansatte.

Vi lagrer slike opplysninger så lenge vi vurderer at personen er en forretningskontakt med oss. Grunnlaget for dette er legitime interesser.

Kamera

Ved inngangspartier og i fellesområder hos Sundvolden Hotel er det montert kamera. Bildet av inngangspartiet vises i sanntid og opptak tas opp og lagres i en uke. Etter 1 uke slittes opptaket i sin helhet automatisk. Leverandør vår våre overvåkingstjenester er Hønefoss Vaktselskap.

Personvernombudsordningen

Sundvolden Hotel administrerer personvernombudsordningen i henhold til personopplysningsforskriften § 7-12 og det er Daglig leder som har det daglige ansvaret. Ordningen er frivillig og har som mål om å øke personvernkompetansen i ulike virksomheter. Sundvoldens behandling av personopplysninger i forbindelse med denne ordningen er samtykkebasert.

Aneta R. Kosinska er vårt personvernombud. En av personvernombudets oppgaver er å bistå med ivaretakelse av rettigheter for den som har opplysninger registrert hos virksomheten. Den som har behov for det, må kunne komme i kontakt med personvernombudet.

Prinsippene for håndtering av personopplysninger på e-post og telefon gjelder også for kommunikasjon med ombudene.

Opplysninger om ansatte

Sundvolden Hotel behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er avdelingsledere, administrasjon som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på våre nettsider.

Unntak:

•             Alle stillingssøknader slettes fortløpende

•             Alle tidligere og nåværende ansatte har en profil med elektroniske dokumenter i vårt elektroniske timesystem – Planday.

Annen relevant lovgivning

I tillegg til personopplysningsloven har blant annet følgende lover betydning for Sundvoldens behandling av personopplysninger.

Arkivloven gir regler om hvordan arkivskaper skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Dine rettigheter

Du som person har flere rettigheter etter personopplysningsregelverket.

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet.

Dersom du ønsker innsyn i vår behandling av dine persondata kan du sende til oss på epost til sundvolden@sundvolden.no. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi kommer til å be deg bekrefte din identitet eller be deg oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette må vi gjøre for å forsikre oss om at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du alternativt klage til Datatilsynet i Norge, eller tilsynsmyndigheten i det land du bor på hotell i. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider www.datatilsynet.no.