Planlegging og informasjon kursbestiller
Takk for tilliten og for at dere har valgt oss. Under på denne siden vil du finne informasjon og våre anbefalinger for oppholdet. Vi har mange års erfaring på planlegging og gjennomføring av opphold og bistår deg gjerne.
Tid for planlegging
For å holde oversikt over antallet og hvor mange vi skal både forberede til i møterommet, lage mat til og sjekke inn på rom trenger vi en god dialog rundt arrangementet ditt. Vi kontakter deg 12 uker før ankomst for å opprette dialog, deretter kontakter vi deg igjen 4 uker før ankomst hvor planleggingen starter. Vi forventer at oppholdet er planlagt i sin helhet senest 2 uker før ankomst. Detaljer og justeringer de siste 2 uker er viktig for å sørge for at alt er på plass før den store dagen.
Din egen bookingkoordinator
Våre to kunnskapsrike bookingkoordinatorer vil sørge for at dine ønsker og behov er ivaretatt før ankomst:
Camilla Berggaard, Bookingansvarlig, Tlf: 93 01 99 41, E-post: cb@sundvolden.no
Camilla Heggelien Aasheim, Bookingkoordinator, Tlf: 46 50 84 63, E-post: cha@sundvolden.no
Til sammen har de 25 års erfaring innen hotell, drift og planlegging fra a til å. De er her for å ivareta dine ønsker og behov.
Mal for navnelister/romliste og allergier
For å gjøre kommunikasjonen med navnelister så enkel som mulig ønsker vi at du benytter vår mal. Denne sikrer at vi får den informasjonen vi trenger. Både i forhold til matpreferanser og allergier, samt navn på overnattende og hvem de eventuelt deler rom med. Innmeldte allergier belastes med Kr. 100,- per person per dag. Dette dekker tilrettelegging for alle måltider den aktuelle dagen. Vi opplyser i tillegg om at allergier innmeldt under måltidet eller ved måltidets start belastes kr. 300,- per person.
Rom:
Vi oppfordrer deg til å lese våre salgsbetingelser, disse inngår som en del av vår kontrakt på oppholdet.
I denne oversikten finner du frister for justeringer i antall og øvrig informasjon som er viktig for deg som bestiller.
Dette er ditt ansvar å informere oss om antall, behov og endringer.
Ved behov for ankomst dagen før, så anbefaler vi å legge inn bestilling på dette så snart som mulig.
Salgsbetingelser
Her finner du link til våre salgsbetingelser for kurs og konferanse. Vi er opptatt av jevn og god dialog.
Møterom og grupperom
Vi har 35 møterom og grupperom og store lyse fellesarelaer. Les mer her om våre møterom, størrelse og kapasitet her. Ønsker du blomster i møterommet eller teknisk bistand med overføring har vi gode samarbeidspartnere som tilbyr dette. Vi legger legger tilrette for at gjennomføringen av møtedagen skal være sømløs og produktiv.
Leie av ekstra grupperom pr. stykk (for 2 – 12 pax) pr dag: Kr. 4 500,-
Leie av ekstra grupperom pr. stykk (for 12 – 30 pax) pr dag: Kr. 5 500,-
Leie av ekstra grupperom pr. stykk (over 30 pax) pr dag: Kr. 10 000,-
Omrigg av oppsett i møtesal under 150 personer belastes: Kr. 3 500,- pr. rigg
Omrigg av oppsett i møtesal over 150 personer belastes: Kr. 5 000,- pr. rigg
Leie av messeareal pr. m2, ekstra store møterom: Kr. 155,-
Gave til foredragsholder eller gjester?
Gave innpakket
verdi kr. 150,-Gave innpakket
Verdi kr. 250,-Gave innpakket
Verdi kr. 350,-
Blomster til din konferanse?
Blomster til overrekkelse
fra kr. 400,-Blomster til scene
fra kr. 2500,-Blomster til registreringsbord
fra kr. 350,-
Jevnt blodsukker er viktig
Jevnt påfyll av mat er viktig hele dagen. Vi anbefaler noe å spise ved ankomst og på ettermiddagen for å sikre at deltagerne er tilstede og opplagt. Ta gjerne kontakt med oss dersom du har andre ønsker enn det du finner i vår meny.
Festkveld med god stemning?
Festmiddag med tillegg i pris for konferansegjester fra kr. 295,- ekstra per person. Inkludert i menyprisen er eget festpyntet lokale og en helt unik kulinarisk opplevelse skapt av våre kokker og servitører. Menyen må forhåndsbestilles 10 dager før ankomst og alle i en gruppe må velge sammen meny. Allergier meldes inn i forkant og maten tilpasses den enkelte. Pristillegg for servering i Gildehuset og Sundvolden Hall kr. 200,- pr. pers.
Kjøkkensjefens utvalgte vårmenyer
Dagens middag
Informasjon til dine gjester
For å sikre at dine gjester får tilstrekkelig med informasjon før ankomst er det fint om du sender de link til denne siden:
Opplevelser hele året
Det er masse å gjøre i områdene rundt hotellet. Vi har mange gode samarbeidspartnere som kan tilrettelegge for gode og innsiktsfulle opplevelser. Hotellet er omringet av vakker natur, flotte toppturer og ligger ved en av Norges største innlandsfjorder - Tyrifjorden.
Innsjekk og utsjekk
Vi garanterer rommene fra kl. 15:00 ankomstdag, men tilstreber å sjekke våre gjester inn tidligere. Vi trenger en jevn dialog ved ankomst for å se at alle gjestene har kommet og det ikke er noen endringer eller frafall samme dag. Vi ønsker at du som bestiller eller den som holder oversikt over antallene og overnattende holder en dialog direkte med resepsjonen. Utsjekk avreisedag er innen kl. 10:00 ukedager, kl. 11:00 lørdager og innen kl. 12:00 på søndager.
Innsendelse av detaljer
Vi ønsker program tilsendt så tidlig som mulig sammen med følgende detaljer:
Bekreftelse på antall ønskede overnattings værelser, daggjester og detaljer for betaling.
Følgende spørsmål må besvares:
Ønskes pausemat og eventuelt når?
Ønskes en festmiddag i eget lokale?
Drikkevarer til måltider - på felles regning eller dekkes av den enkelte?
Skal oppholdet betales av den enkelte eller på en felles regning?
Behov og oppsett i møterommet?
Korrekt fakturaadresse samt eve. hva faktura skal merkes med.
Navneliste sendes inn sammen med allergier senes 2 uker før ankomst.
Abonner på vårt nyhetsbrev!
