Planung und Durchführung von Konferenzen
Planung und Durchführung von Konferenzen – so gelingt es Ihnen von Anfang bis zum Ende
1. Beginnen Sie mit dem Ziel – was soll die Konferenz erreichen?
Bevor ihr euch mit Details befasst, solltet ihr das Ziel definieren:
Sollen die Teilnehmenden etwas Neues lernen?
Geht es darum, Kultur und Zusammenhalt zu stärken?
Möchtet ihr etwas lancieren, feiern oder inspirieren?
Ein klares Ziel macht es einfacher, unterwegs gute Entscheidungen zu treffen – vom Programm und den Referierenden bis hin zu Aktivitäten und Verpflegung.
2. Wähle den richtigen Rahmen und Ort
Ein gutes Konferenzhotel bietet Ihnen mehr als nur Räumlichkeiten. Achten Sie auf:
Lage mit guter Erreichbarkeit
Tagungsräume mit flexiblen Bestuhlungsvarianten und moderner Technik
Möglichkeiten für Übernachtung und Verpflegung
Aktivitäten und ein Umfeld, das Raum für Pausen und Inspiration bietet
Im Sundvolden Hotel verbinden wir historisches Ambiente mit modernen Einrichtungen – und die Natur direkt vor der Tür.
3. Erstellen Sie ein ausgewogenes und ansprechendes Programm
Ein gutes Programm bietet Abwechslung:
Fachliche Programmpunkte mit Pausen dazwischen
Zeit für Reflexion und Gespräche
Soziale Elemente und Aktivitäten
Gerne eine Überraschung oder etwas Unerwartetes
Wir empfehlen, in „Rhythmen“ zu denken – im Wechsel zwischen Intensität und Ruhe, formell und informell.
4. Kommunikation und Erwartungsmanagement
Gute Information vor, während und nach der Konferenz ist entscheidend:
Versenden Sie frühzeitig eine klare Einladung und praktische Informationen
Teilen Sie die Erfahrungen des Ortes, den Sie buchen, und nutzen Sie sie – sie wissen oft sehr genau, was das Erfolgsrezept ist!
Halten Sie eine Ansprechperson für Fragen sowohl im Vorfeld als auch während der Veranstaltung bereit
Evaluieren Sie im Nachgang – und nutzen Sie die Erkenntnisse für das nächste Mal
Wir haben eigene Tools und Vorlagen für Besteller entwickelt, die dies einfacher machen – sprechen Sie uns gerne an!
5. Zusammenarbeit mit einem Hotel, das deine Rolle versteht
Als Veranstalter hast du viele Bälle gleichzeitig in der Luft. Umso wichtiger ist ein Kooperationspartner, der:
Deine Zielgruppe versteht
Flexibel und lösungsorientiert ist
Erfahrung mit unterschiedlichen Veranstaltungsarten hat
Dir Sicherheit gibt – und gern auch ein paar gute Ideen auf dem Weg beisteuert
Bei uns bekommst du eine feste Ansprechperson und ein engagiertes Konferenzteam, das dich während des gesamten Prozesses begleitet.
Zusammengefasst:
Eine erfolgreiche Konferenz lebt von Planung, Zusammenarbeit und Liebe zum Detail. Wenn alles zusammenspielt – vom fachlichen Inhalt über Essen, Ambiente und Service – schaffen Sie ein Erlebnis, das weit über die eigentliche Veranstaltung hinaus Mehrwert bietet.