Sundvoldens privacy policy

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Sundvolden Hotel samler inn og bruker personopplysninger

Sundvoldens personvernerklæring

Your privacy is important to us. It is SUNDVOLDEN HOTEL's policy to respect your privacy regarding any information we may collect from you across our website, http://www.sundvolden.no, and other sites we own and operate.

We only ask for personal information when we truly need it to provide a service to you. We collect it by fair and lawful means, with your knowledge and consent. We also let you know why we’re collecting it and how it will be used.

We only retain collected information for as long as necessary to provide you with your requested service. What data we store, we’ll protect within commercially acceptable means to prevent loss and theft, as well as unauthorised access, disclosure, copying, use or modification.

We don’t share any personally identifying information publicly or with third-parties, except when required to by law.

Our website may link to external sites that are not operated by us. Please be aware that we have no control over the content and practices of these sites, and cannot accept responsibility or liability for their respective privacy policies.

You are free to refuse our request for your personal information, with the understanding that we may be unable to provide you with some of your desired services.

Your continued use of our website will be regarded as acceptance of our practices around privacy and personal information. If you have any questions about how we handle user data and personal information, feel free to contact us.

Hvis du har spørsmål om hvordan vi håndterer brukerdata og personlig informasjon, kan du kontakte oss eller lese mer videre på denne siden.

Webredaktøren har det daglige ansvaret for Sundvoldens behandlinger av personopplysninger på sundvolden.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Peakend er Sundvoldens databehandler, og er vår leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet. Peakend er vår driftsleverandør for Sundvolden.no.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Peakend som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Sundvolden og Peakend regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Nettstatistikk

Sundvolden Hotel samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på Sundvolden.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Vi bruker analyseverktøyeene til Google på vårt nettsted. Informasjon fra dette verktøyet utleveres ikke fra Sundvolden Hotel til andre aktører.

Nyhetsbrev

Sundvolden Hotel sender ut nyhetsbrev cirka 1 ganger per måned via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.

Innsendelse av skjema fra nettsiden

Meldesystemet gjør det mulig for enkeltpersoner/bestillere og kunder å opprettholde dialog eller komme i kontakt med hotellet. Sundvolden Hotel foretar ikke noen godkjennelse av meldingene som sendes inn, men benytter meldesystemet for å kommunisere med bestillere, avklare detaljer eller motta henvendelser fra gjester.

Alle opplysninger som rapporteres inn til meldesystemet publiseres ikke. Opplysningene knytter seg til virksomheten som sådan, og er ikke personopplysninger i personopplysningslovens forstand. Meldinger som mottas i papirformat blir lagt inn elektronisk og følger samme prosedyre som øvrige meldinger.

Sundvoldens meldesystem bruker informasjonskapsler for å gjøre det mulig for brukeren å legge inn melding.

E-post og telefon

Sundvolden Hotel benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle våre gjester og kunders ønsker og krav. Avdelingsleder i avdelingen der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling.

Sundvolden Hotels medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet. Etter en periode anonymiseres eksterne numre ved at de fire siste siffer slettes. Komplett logg slettes etter ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Lister over seminardeltakere/overnattinger

Når du melder deg på kurs, lagres informasjon til bruk for bestilling av overnatting og måltider, og for å ta betalt.

Sundvoldens ansvar: Sundvolden Hotel er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger for å gjennomføre booking av møtelokaler og foreta og administrere påmelding fra deltakere på våre kunders kurs. Opplysningen skal bare brukes av Sundvolden Hotel til dette formålet.

Vi benytter datasystemet Opera av Microsoft. I denne løsningen kan du melde deg på kurs ved å oppgi navn, kontaktinformasjon og arbeidsgiver. Mobilnummer må kan registreres sammen med adresse. I tillegg ber vi deg oppgi informasjon om evt. allergier og behov for tilretteleggelse. Personopplysninger for å administrere påmelding ligger lagret i et lukket system.

Opera sitt ansvar: Opera har behandlingsansvar for behandling av personopplysninger i forbindelse med økonomi og betaling fra eller til deltakere og møtelokaler, regnskap og bokføring, inkludert lagring etter bokføringsregelverk. Dersom det gjelder bruk av personopplysninger som Opera er behandlingsansvarlig for, rettes eventuell henvendelser om rettigheter etter personopplysningsloven til Opera

Kamera

Ved inngangspartier og i fellesområder hos Sundvolden Hotel er det montert kamera. Bildet av inngangspartiet vises i sanntid og opptak tas opp og lagres i en uke. Etter 1 uke slittes opptaket i sin helhet automatisk. Leverandør vår våre overvåkingstjenester er Hønefoss Vaktselskap.

Personvernombudsordningen

Sundvolden Hotel administrerer personvernombudsordningen i henhold til personopplysningsforskriften § 7-12 og det er Daglig leder som har det daglige ansvaret. Ordningen er frivillig og har som mål om å øke personvernkompetansen i ulike virksomheter. Sundvoldens behandling av personopplysninger i forbindelse med denne ordningen er samtykkebasert.

Aneta R. Kosinska er vårt personvernombud. En av personvernombudets oppgaver er å bistå med ivaretakelse av rettigheter for den som har opplysninger registrert hos virksomheten. Den som har behov for det, må kunne komme i kontakt med personvernombudet.

Prinsippene for håndtering av personopplysninger på e-post og telefon gjelder også for kommunikasjon med ombudene.

Opplysninger om ansatte

Sundvolden Hotel behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er avdelingsledere, administrasjon som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på våre nettsider.

Unntak:

•             Alle stillingssøknader slettes fortløpende

•             Alle tidligere og nåværende ansatte har en profil med elektroniske dokumenter i vårt elektroniske timesystem – Planday.

Annen relevant lovgivning

I tillegg til personopplysningsloven har blant annet følgende lover betydning for Sundvoldens behandling av personopplysninger.

Arkivloven gir regler om hvordan arkivskaper skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Sundvolden Hotel har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Sundvolden Hotels systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Sundvolden Hotelt ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontaktinformasjon

E-post: sundvolden@sundvolden.no

Telefon: +47 3216 2100

Postadresse: Dronningveien 2, 3531 Krokkleiva